Zaman, insanın yaşamak için bulduğu bir icat. Ancak insan, bulduğu bu icada ayak uydurmakta çoğu kez zorlanıyor. Hayat artık çok hızlı. Teknoloji, her şeyi daha da hızlı hale getiriyor ve sonuçta ortaya pürtelaş bir insan modeli çıkıyor. Bu çağda yaşayıp da, caddede sakin sakin yürüyen bir insan görmek pek de olası değil. Herkes koşturuyor. Kimi vapura yetişmeye çalışıyor, kimi çocuğunun okul saatine yetişmeye çalışıyor, kimisi bir yığın iş içinde boğuşuyor. Çoğu kez insanlar sabahın, akşama nasıl vardığını fark etmiyor bile. Peki bu zamanı daha verimli kullanmak ister miydiniz? Kim istemez ki?

Zamanı Daha Verimli Kullanmak İçin

Amaçlarınız Net Olsun; Amaçlar hayatınıza ve zamanı kullanım biçiminize yön verir. Servetleriyle ünlü Teksaslı Hunt kardeşlere bu servetin sırrı sorulduğunda, “Öncelikle ne istediğinize karar vermelisiniz” demişlerdir. Mevcut olanaklarla ulaşılabilir, kesin ve ölçülü, diğer bir deyişle gerçekçi amaçlar belirleyin. Başarı için yola çıktığınızda sizi yönlendiren sadece gerçekçi amaçlarınız olacaktır. Amaçlar, yaratıcı insanlara ihtiyaç duydukları yön duygusunu verir. Bir hafta içinde ve bir aylık zaman dilimi içinde yapmak istedikleriniz neler bunları listeleyin. Sonuç odaklı olun. Tablonun bütününü zihninizde planlarsanız her şey daha kolay olacak.

Plan Yapın; Planlama ve organizasyon için zaman ayırın. Etkin zaman kullanımı düşünmeyi ve planlama yapmayı gerektirir. Eğer plan yapmadan harekete geçiriyorsanız, bir anlamda başarısızlığı planlamış olursunuz. İşlerinizi ve yapacaklarınızı size uygun olacak bir şekilde düzenlemelisiniz. Bu işi daha zevkli bir hale getirmek için takviminizde ya da not defterinizde renkli kalemler ve resimler kullanabilirsiniz. Bazı insanlar için yapacakları işleri kâğıtlara yazmak gerekir, bazıları ise bunu herhangi bir araç kullanmadan düşünerek yapar. Sonuç olarak “-meli, -malı” ları boş verip kendi yönteminizi uygulayın. Günlük, haftalık, aylık planlar yapmak, özellikle iş hayatında her zaman hayat kurtarıcıdır. Yaptığınız planlamayı %100 realize edemeseniz bile %90’ı yakalayacağınıza emin olun.

Önceliklerinizi Belirleyin; İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto tarafından geliştirilen 80-20 kuralını uygulayın. Pareto, çıktıların %80’inin, girdilerin %20’sinden kaynaklandığını söylemektedir. Öncelik belirlemede dikkat edilecek nokta %20’lik değerli girdiyi belirlemek ve ayrı tutmaktır. Girdilerinizi tanımladıktan sonra size en çok verimi sağlayacak işler için zaman ayırmalısınız. Öncelikli yapacağınız işleri belirlemek için numaralandırma, harf verme ve renklendirme yöntemlerinden size uygun olanı seçebilirsiniz. Önemli işlerinize daha fazla zaman ayırabilmek için yapılması gereken acil işleri hemen yapmalısınız. Yapılacak işler listenizdeki işlerin yanına yetişmesi gereken tarihi yazarsanız öncelik sırasını belirlemiş olursunuz. Önceliklerinizin farkında olmak zamanı tasarruflu kullanmanızı sağlar. Yemek yapmak mı önce geliyor, ütü yapmak mı? Arabanın bakını mı yaptırmak önceliğiniz yoksa pazara çıkmak mı?

Hayatınızda acil ve önemli olanları belirlemek, enerjinizi daha doğru kullanmanızı sağlayacaktır.
1. Acil Olmayan ve Önemsiz İşler
2. Acil ama Önemsiz İşler
3. Acil Olmayan ama Önemli İşler
4. Acil ve Önemli İşler
Bu ilkeleri prensip edinmelisiniz.

Esnek Olun; İşinizi planlarken olası duraksamalar ve problemler için esneklik payı bırakın. Zaman yönetim uzmanları bir işe ayrılacak zamanın yarısından daha azının esneklik payı olarak planlaması gerektiğini söylemektedirler. Bu şekilde ortaya çıkabilecek beklenmeyen olaylar ve olası duraksamalar için esneklik payı bırakılmış olur. Eğer iş sırasında başka şeyler tarafından engellenebileceğinizi ve ara vermek zorunda kalacağınızı düşünüyorsanız, sadece rutin olarak yapılması gerekenleri planlayın. Öncelikli işlerinizi için daha fazla zaman ayırın.

Biyolojik Olarak Enerjinizin Yüksek Olduğu Zamanları Tespit Edin

Gün içinde en verimli olduğunuz zamanı belirleyin. Sabahları mı, geceleri mi yoksa akşamüstü mü daha iyi çalışıyorsunuz? Bunu belirlemeniz gerekir. Etkili zaman yönetimi en iyi olduğunuz zamanı bilmeyi ve bu zamanı öncelikli işlerinize ayırmayı gerektirir.

Yapılması Gereken İşleri Doğru Yapın

Yönetim uzmanı Peter Drucker, doğru ve yapılması gereken şeyleri yapmanın, bir şeyleri doğru yapmaktan daha önemli olduğunu söylemiştir. Bir işi yaparken öncelikle yapılması gerekli olan şeyin ne olduğu belirlenmeli ve daha sonra o iş “en doğru” bir şekilde yapılmalıdır.

Kendinizi Ödüllendirin

Küçük başarılarınızı bile kutlayın. Her iş tamamlandıktan sonra kendinize bir ödül sözü verin. İşi tamamladıktan sonra verdiğiniz sözü tutun ve kendinizi ödüllendirin. Bunu yapmak hayatınızdaki iş ve oyun dengesini korumanızı sağlayacaktır. Ann McGee-Cooper’ın dediği gibi, “eğer işteki mükemmeliyet ile oyun, eğlence ve dinlenme mükemmeliyeti arasındaki dengeyi kurabilirsek hayatımız daha mutlu, daha sağlıklı ve daha yaratıcı bir hale gelir.”

Zamanı ve Enerjinizi Tüketenler

Uzun Telefon Görüşmeleri Yapmak; Gün içerisinde özellikle iş konusunda telefon görüşmeleri yapmak oldukça olağandır. Ancak telefonda gevezelik yapmak, dedikodu yapmak iş yapmanızı da büyük ölçüde engeller.

Sosyal Medyadan Kopamamak; Özellikle ofiste ve bilgisayar başında çalışan kişiler için en büyük zaman engellerinden biri sosyal medya. Yapılan çalışmalar, sosyal medyada zaman geçirmenin, çalışanların verimliliğini düşürdüğünü ortaya koyuyor.

Beklenmeyen Misafirler

Siz evde veya iş yerinde tüm işlerinizi planlamış olabilirsiniz. Ancak bir anda gelen bir misafir bütün planlamalarınızı alt üst etmeye yeter de artar bile. Tam en yoğun zamanınızda, geçerken uğrayan bir arkadaş, bir tanıdık zaman yönetiminizi zora sokabilir. Bazen insanlara hayır demeyi de bilmek gerekiyor. “Hayır” küçük ama söylenmesi zor bir kelimedir. “Hayır” diyebilmek için amaçlarınıza odaklanmak size yardımcı olabilir. Öncelikle aklınızda bulundurmanız gereken şey sizin ve önceliklerinizin önemli olduğudur. Bunu yaptıktan sonra önemsiz işlere “hayır” diyebilmek kolaylaşır.

Dağınıklık

Düzensiz ve dağınık bir ev ya da iş ortamı da size zaman kaybettirir. Çok renkli objelerin olduğu bir ortam, karmakarışık renkler her zaman dikkat dağıtır. Düzenli bir ortam ise zihninizi daha az yorar ve yaptığınız işe daha kolay odaklanmanızı sağlar. Ancak şunu da eklemek gerekir ki, aşırı düzenli ve titiz olmak da bir zaman engelidir. Her şey kararında güzel.

Ertelemek

O an yapmanız gereken bir şeyi ertelemek, kendi zamanınızdan çalmakla aynı şeydir. Yapmanız gereken şey her ne ise onu çözün ve yola öyle devam edin. Konuşmanız gereken bir durumu, yapmanız gereken bir işi ertelemeyin. Çünkü zaman ilerlerken, sürekli aynı yere dönmenin rasyonel bir açıklaması yok. Alan Lakein tarafından önerilen “İsviçre peyniri” metodu ile işleri ertelemekten ve oyalanmaktan kurtulabilirsiniz. Eğer bir işi yapmaktan kaçınıyorsanız, onu parçalara bölün ve onu örneğin 15’er dakikalık küçük parçalar halinde tamamlayın. Parça parça tamamlayarak sıkılmadan işi bitirebilirsiniz.

Yetki ve Görev Vermemek

Bir kurumun, bir işletmenin tüm işlerini tek bir çalışan yapabilir mi ? Bu imkansız olsa da bazı insanlar, her işi kendisi yapmak ister. İnsanlara güvenmez ya da hırsları nedeniyle insanları görevlendirmekten özellikle kaçınır. Bunun yerine işi bilen profesyonellerle birlikte çalışmak, doğru insanları doğru yerlerde konumlandırmak zaman konusunda size nefes aldırır.

İletişim Kuramamak

Özellikle çalışma hayatında, söylediğiniz bir işin doğru anlaşıldığına emin olun. Ne demek istediğiniz, karşı taraf tarafından net anlaşıldı mı, anlaşılmadı mı bunu teyit etmeniz gerekir.

Acele Etmek

Çoğu zaman bir konuda acele ettiğinizde, o işin daha da zorlaştığına tanık olursunuz. Önce arkanıza yaslanın. Sakince düşünün ve sonra eyleme geçin.

Mükemmeliyetçilik

Size en çok zaman kaybettirecek ruh hallerinden birisi de kusursuz olma isteğidir. İnsanlar çoğu zaman mükemmel olmaya çalışırken, daha eksik işler ortaya koyabilmekte ve büyük tabloyu gözden kaçırabilmektedir. Esnek olun.

Zamana Hükmetmenizi Sağlayacak Püf Noktaları
Zaman, hayata dair bir kaybetme şeklidir. Satın alınamaz, geri döndürülemez ve devredilemez. Bu nedenle sınırlı vakitleri en iyi şekilde değerlendirmek için bunları yapın:

•  İşi birimlere ayırın.
• Amaç ve planlarınıza sadık kalın.
• En verimli çalıştığınız saatleri belirleyin.
• Zor işleri önce, kolay işleri sonra yapın.
• Teknolojiyi etkin kullanın.
• İletişime açık olun.
• Sık sık not alın.
• Geçmişe değil şu ana ve geleceğe odaklanın.
• Aynı anda birden fazla işi organize etmeyi deneyin.
• Yapılacak her iş için bir başlangıç ve bir de bitiş tarihi belirleyin.
• Kendinizi ve iş partnerlerinizi ödüllendirin.
• Ertelemeyin.
• Kararlı ve net olun.

Zaman size hükmetmesin. Zamanın hükümdarı siz olun.
Mutlu ve bereketli bir hafta olsun.